Personvernerklæring.

Innledning

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Unos Software AS behandler personopplysninger om besøkende på våre nettsider, kunder, potensielle kunder, samarbeidspartnere, jobbsøkere og andre som er i kontakt med oss.

Vi behandler personopplysninger i samsvar med personopplysningsloven og personvernforordningen (EU) 2016/679 (GDPR).

Hvilke personopplysninger vi behandler

Hvilke opplysninger vi behandler avhenger av forholdet ditt til oss:

• Kunder og potensielle kunder

  • Kontaktinformasjon (navn, e-post, telefonnummer, stilling).
  • Virksomhetsinformasjon (firmanavn, adresse, organisasjonsnummer).
  • Fakturerings- og betalingsinformasjon.
  • Kommunikasjonshistorikk (e-post, chat, support-saker, møtenotater).
  • Innloggingsinformasjon og brukeraktivitet i Tjenesten.
  • Tilbakemeldinger og kundetilfredshetsundersøkelser.

• Besøkende på nettsider

  • IP-adresse og enhetsinformasjon.
  • Nettleserinformasjon og operativsystem.
  • Informasjon om besøkets varighet, klikk og besøkte sider.
  • Informasjon lagret i informasjonskapsler (se avsnittet om informasjonskapsler).
  • Opplysninger du selv oppgir via kontaktskjema, chat eller påmelding til nyhetsbrev.

• Jobbsøkere

  • Navn, kontaktinformasjon og CV.
  • Søknadstekst, vitnemål, attester og andre vedlegg.
  • Referanser og intervjunotater.

• Samarbeidspartnere og leverandører

  • Navn, stilling og kontaktinformasjon til kontaktpersoner.
  • Avtale- og kommunikasjonshistorikk.

Formål og rettslig grunnlag

Vi behandler personopplysninger til følgende formål, basert på de rettslige grunnlagene som er angitt i personvernforordningen artikkel 6:

• Levere og administrere Tjenesten.

  Oppfyllelse av avtale (art. 6 nr. 1 bokstav b).

• Fakturering og regnskap.

  Rettslig forpliktelse (art. 6 nr. 1 bokstav c), jf. bokføringsloven.

• Kundeservice og support.

  Oppfyllelse av avtale (art. 6 nr. 1 bokstav b).

• Administrere kundeforholdet og kontaktpersoner.

  Berettiget interesse (art. 6 nr. 1 bokstav f).

• Markedsføring til eksisterende kunder.

  Berettiget interesse (art. 6 nr. 1 bokstav f), jf. markedsføringsloven § 15 tredje ledd.

• Markedsføring til potensielle kunder og nyhetsbrev.

  Samtykke (art. 6 nr. 1 bokstav a).

• Sikkerhet, misbruk og svindelforebygging.

  Berettiget interesse (art. 6 nr. 1 bokstav f).

• Produktutvikling og analyse.

  Berettiget interesse (art. 6 nr. 1 bokstav f), fortrinnsvis basert på anonymisert eller aggregert data.

• Rekruttering.

  Tiltak før avtaleinngåelse (art. 6 nr. 1 bokstav b) og/eller samtykke.

• Oppfylle rettslige plikter.

  Rettslig forpliktelse (art. 6 nr. 1 bokstav c).

Vår berettigede interesse består blant annet i å drive og videreutvikle virksomheten, betjene våre kunder, sikre forsvarlig sikkerhet og opprettholde et effektivt kunderegister. Vi foretar alltid en avveining mot den registrertes rettigheter og friheter.

Kilder

Personopplysningene samles inn:

• Direkte fra deg når du registrerer deg, kontakter oss, besøker våre nettsider eller bruker Tjenesten.
• Fra din arbeidsgiver (for ansatte hos våre kunder).
• Fra offentlige registre, som Brønnøysundregistrene.
• Fra samarbeidspartnere og underleverandører i den grad det er nødvendig for avtaleforholdet.
• Fra offentlig tilgjengelige kilder (f.eks. LinkedIn) i begrenset omfang for salgs- og markedsformål.

Deling av personopplysninger

Vi deler personopplysninger med følgende kategorier mottakere, kun i den utstrekning det er nødvendig:

• Underleverandører (databehandlere) – IT-drift, skytjenester, e-postutsending, SMS-tjenester, betalingsløsninger, support- og CRM-verktøy. Disse er bundet av databehandleravtaler som regulerer og begrenser behandlingen.
• Integrasjonspartnere – Statens vegvesen (Trafikkskoleintegrasjonen), regnskapsprogramvare, banker og betalingsløsninger, etter instruks fra kunden.
• Offentlige myndigheter – Når vi er rettslig forpliktet til det (f.eks. Skatteetaten, politi eller Datatilsynet).
• Rådgivere – Revisorer, advokater og andre profesjonelle rådgivere under lovpålagt taushetsplikt.
• Kjøpere eller investorer – Ved due diligence eller virksomhetsoverdragelse, under konfidensialitetsplikt.

Vi selger aldri personopplysninger til tredjepart. En oppdatert liste over underdatabehandlere gjøres tilgjengelig for behandlingsansvarlig på forespørsel til post@splice.no eller via administrasjonsgrensesnittet i Tjenesten.

Overføring til land utenfor EU/EØS

Personopplysningene lagres fortrinnsvis i datasentre innenfor EU/EØS. Dersom vi benytter underleverandører som innebærer overføring til tredjeland, sikrer vi overføringen gjennom et av følgende grunnlag:

• Beslutning fra EU-kommisjonen om tilstrekkelig beskyttelsesnivå.
• EUs standard personvernbestemmelser (Standard Contractual Clauses), kombinert med supplerende tekniske, avtalerettslige og organisatoriske tiltak.
• Bindende virksomhetsregler (BCR).
• Andre gyldige overføringsgrunnlag etter personvernforordningen kapittel V.

Før overføring til tredjeland gjennomfører vi der det er påkrevd en overføringsanalyse (Transfer Impact Assessment).

Oppbevaringstid

Vi oppbevarer personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet, eller så lenge det er pålagt etter lov:

• Kundeopplysninger: I hele avtaleforholdet og inntil tre (3) år etter avtalens opphør, med mindre lengre oppbevaring er lovpålagt.
• Regnskaps- og fakturadata: Fem (5) år etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven § 13.
• Markedsføringsdata basert på samtykke: Inntil samtykket trekkes tilbake.
• Support- og kommunikasjonshistorikk: Tre (3) år etter siste henvendelse.
• Jobbsøkere: Inntil seks (6) måneder etter avsluttet rekruttering, med mindre samtykke til lengre oppbevaring er gitt.
• Logg- og sikkerhetsdata: Inntil tolv (12) måneder, lenger ved pågående sikkerhetshendelser.

Etter utløpet av oppbevaringstiden slettes eller anonymiseres personopplysningene på sikker måte.

Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter etter personvernforordningen. For å bruke noen av dem, ta kontakt på post@splice.no. Vi svarer normalt innen 30 dager, og kan be om ytterligere informasjon for å bekrefte identiteten din. Gjelder henvendelsen opplysninger som behandles på vegne av en trafikkskole, retter du den til skolen som behandlingsansvarlig.

• Innsyn (art. 15)

  Du kan få bekreftet om vi behandler opplysninger om deg, og få utlevert kopi av opplysningene.

• Retting (art. 16)

  Du kan kreve at uriktige eller ufullstendige opplysninger rettes.

• Sletting (art. 17)

  Du kan kreve sletting i visse tilfeller, f.eks. når opplysningene ikke lenger er nødvendige.

• Begrensning (art. 18)

  Du kan kreve at behandlingen begrenses i visse tilfeller.

• Dataportabilitet (art. 20)

  Du kan få utlevert opplysningene du har gitt oss i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.

• Protestere (art. 21)

  Du kan protestere mot behandling basert på berettiget interesse, inkludert direkte markedsføring.

• Trekke tilbake samtykke

  Der behandlingen er basert på samtykke, kan du trekke det tilbake når som helst. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandlingen som skjedde før tilbaketrekkingen.

• Ingen automatiserte avgjørelser (art. 22)

  Vi fatter ingen avgjørelser utelukkende basert på automatisert behandling som har rettsvirkninger for deg.

Informasjonssikkerhet

Vi iverksetter egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysningene mot uautorisert tilgang, endring, sletting eller annen ulovlig behandling, jf. personvernforordningen artikkel 32. Tiltakene omfatter blant annet:

• Kryptering av data under overføring (TLS 1.2 eller høyere).
• Kryptering av data i hvile.
• Tilgangsstyring basert på prinsippet om minste privilegium.
• Tofaktorautentisering for ansatte og administratorer.
• Logging og overvåking av tilgang til systemer.
• Regelmessige sikkerhetsrevisjoner og sårbarhetstester.
• Rutiner for håndtering av sikkerhetshendelser og brudd på personopplysningssikkerheten.
• Taushetsplikt og opplæring av ansatte.
• Valg av profesjonelle underleverandører med dokumentert sikkerhetsnivå.

Informasjonskapsler (cookies)

Våre nettsider bruker informasjonskapsler. En informasjonskapsel er en liten tekstfil som lagres på din enhet når du besøker en nettside, og som gjør det mulig å gjenkjenne deg og huske innstillinger.

Vi benytter følgende typer:

• Nødvendige informasjonskapsler – Kreves for at nettsiden skal fungere (f.eks. innlogging, sesjonshåndtering, sikkerhet). Disse krever ikke samtykke.
• Analyseinformasjonskapsler – Samler inn (fortrinnsvis anonymisert) statistikk om bruken av nettsiden. Brukes kun med samtykke.
• Markedsføringsinformasjonskapsler – Brukes til målrettet markedsføring og måling av kampanjer. Brukes kun med samtykke.

Du kan når som helst administrere informasjonskapsler via vår samtykkeløsning eller i nettleserinnstillingene dine. Se cookie-erklæringen for varigheten på hver enkelt kapsel. Sletting av nødvendige informasjonskapsler kan medføre at deler av nettsiden ikke fungerer.

Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen når det er nødvendig, f.eks. som følge av endringer i lovgivning, tjenester eller behandlingsaktiviteter. Ved vesentlige endringer varsler vi deg på egnet måte, f.eks. via e-post eller informasjon på nettsiden. Gjeldende versjon er alltid tilgjengelig på denne siden.

Klage til tilsynsmyndigheten

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger er i strid med personvernregelverket, kan du klage til Datatilsynet. Vi oppfordrer deg likevel til å kontakte oss først, slik at vi kan forsøke å løse saken direkte.

Datatilsynet
Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo
E-post: postkasse@datatilsynet.no
datatilsynet.no